TCE Ceará avança na digitalização de documentos e descarta 14 toneladas de papel - mais de 4.700 processos
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Dando continuidade à conversão de documentos físicos em formato eletrônico, à digitalização e ao descarte de documentos com tempo de guarda vencido, nesta quarta e quinta-feira (18 e 19/5), foram eliminados 4.761 processos do TCE Ceará. Estes foram os primeiros descartes realizados desde que o Tribunal transferiu o local de funcionamento para a Unidade de Arquivo na sede do órgão.
A atividade é feita pela Unidade de Arquivo, vinculada à Secretaria de Serviços Processuais (SSP), e gerenciada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD). De acordo com a Comissão, em dois dias foram eliminados 14,2 toneladas de papel, o que corresponde a 14.230 quilos. Neste descarte, de acordo com a Unidade de Gestão Eletrônica de Documentos, constam processos que foram convertidos em formato virtual, que foram digitalizados e/ou que já cumpriram o tempo de guarda.
Para fazer o descarte de documentos com o tempo de guarda vencido, é necessário realizar um levantamento, conforme a Tabela de Temporalidade de Documentos, que foi atualizada por meio da Resolução Administrativa nº 17/2021. Conforme dados repassados pela Unidade de Arquivo, o descarte corresponde a 2.208 caixas de processos – em que cada caixa possui 1.250 folhas – totalizando 2,7 milhões de páginas.
Os papéis são triturados, descaracterizados e reaproveitados, buscando contribuir com a redução do impacto ambiental. Na sequência, o material é encaminhado para reciclagem em indústrias de papéis, para ser transformado em um novo produto. A iniciativa está de acordo com o Objetivo de Desenvolvimento Sustentável – ODS 12, da Organização das Nações Unidas (ONU), que trata sobre o consumo e produção sustentáveis, assegurando padrões de produção e de consumo sustentáveis.
O TCE Ceará realiza a eliminação de documentos conforme determina a Resolução nº 40, de 9 dezembro de 2014 do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), alterada pela Resolução nº 44, de 14 de fevereiro de 2020 do Conselho. A norma dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
Processos em formato virtual
A atualização prevista na Resolução Administrativa nº 17/2021 considera a necessidade de adequar o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos ao Decreto Federal nº 10.278/2020, que estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados, a fim de que os arquivos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais, garantindo a segurança e a legalidade dos dados.
Todo o trabalho de virtualização dos processos traz uma série de benefícios, com destaque para a transparência dos atos, a celeridade na análise, a sustentabilidade e a segurança dos dados.
Em paralelo a esse trabalho nos processos físicos já em tramitação no TCE Ceará, desde dezembro de 2020, todas as petições iniciais e peças relacionadas a processos eletrônicos dão entrada no Tribunal de Contas do Ceará através do Portal de Serviços Eletrônicos. A iniciativa foi determinada na Resolução Administrativa nº 13, de 4 de novembro de 2020.
Além de padronizar a forma de recebimento das peças processuais no âmbito do TCE Ceará, a medida garante o pleno exercício do direito de petição, viabilizando cada vez mais seu aperfeiçoamento, ao disponibilizar aos jurisdicionados e demais cidadãos um processo célere e confiável.