Mais de 4.500 volumes de processos com tempo de guarda vencido são descartados
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O Tribunal de Contas do Estado do Ceará realizou, nesta quinta-feira (14/10), o processo de eliminação de 4.522 volumes de processos físicos que já passaram pela etapa de virtualização, ou seja, foram convertidos para a versão digital. A atividade é feita pela Unidade de Arquivo, vinculada à Secretaria de Serviços Processuais (SSP), e gerenciado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).
De acordo com a chefe da Unidade de Arquivo, Dalva Stella, “esta é a terceira vez que a área realiza o procedimento durante este ano. No total, foram descartadas 10,8 toneladas de papel, o que corresponde a 10.890 quilos”, destacou. “Para diminuir esse volume de processos, estamos atuando em conjunto com a Digitalização, em que esses documentos virtualizados estão sendo preparados para ser eliminados, de acordo com o tempo de guarda”, completou.
Para fazer o descarte, é necessário realizar um levantamento dos documentos que estão com o tempo de guarda vencidos, conforme a Tabela de Temporalidade de Documentos, que foi atualizada por meio da Resolução Administrativa nº 17/2021, em agosto deste ano, assinada pelo presidente do TCE Ceará, conselheiro Valdomiro Távora.
Além de Dalva Stella, o processo de trituração foi acompanhado pelo presidente da CPAD, Hélio Peixoto. O descarte desses documentos, realizado pela empresa Villena – Recicláveis, foi realizado de acordo com os processos nº 20222/2021-7 e nº 21003/2021-0, disponíveis para consulta por meio da plataforma Contexto.
Os papéis são triturados, descaracterizados e reaproveitados, buscando contribuir com a redução do impacto ambiental. Na sequência, o material é encaminhado para reciclagem em indústrias de papéis, para ser transformado em um novo produto.
O TCE Ceará realiza a eliminação de documentos conforme determina a Resolução nº 40, de 9 dezembro de 2014 do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), alterada pela Resolução nº 44, de 14 de fevereiro de 2020 do Conselho. A norma dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
Processos em formato virtual
A atualização prevista na Resolução Administrativa nº 17/2021 considera a necessidade de adequar o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos ao Decreto Federal nº 10.278/2020, que estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados, a fim de que os arquivos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais, garantindo a segurança e a legalidade dos dados.
Todo esse trabalho de virtualização dos processos traz uma série de benefícios, com destaque para a transparência dos atos, a celeridade na análise, a sustentabilidade e a segurança dos dados.
Em paralelo à virtualização dos processos físicos já em tramitação no TCE Ceará, desde dezembro do ano passado todas as petições iniciais e peças relacionadas a processos eletrônicos dão entrada no Tribunal de Contas do Ceará através do Portal de Serviços Eletrônicos. A iniciativa foi determinada na Resolução Administrativa nº 13, de 4 de novembro de 2020.
Além de padronizar a forma de recebimento das peças processuais no âmbito do TCE Ceará, a Resolução nº 13/2020 garante o pleno exercício do direito de petição, viabilizando cada vez mais seu aperfeiçoamento, ao disponibilizar aos jurisdicionados e demais cidadãos um processo célere e confiável.
