Redução de acervo físico possibilita instalação da nova Unidade de Arquivo na sede do TCE Ceará
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A partir dos avanços na virtualização de processos e o descarte de documentos com tempo de guarda vencido, o Tribunal de Contas do Estado do Ceará instituiu novo local para o funcionamento da Unidade de Arquivo. O espaço está localizado na sede desta Corte, no Centro de Fortaleza, e reúne 306 estantes com 10.418 caixas de documentos.
Com a extinção da Corte de Contas dos Municípios em 2017, foi necessário um espaço mais amplo para guardar os processos físicos provenientes daquele órgão. Durante esse período, os arquivos permaneceram em galpão alugado na avenida João Pessoa, na capital.
Para a chefe da Unidade de Arquivo, Dalva Stella, “sempre que um servidor precisava consultar um arquivo, era necessária a locomoção do motorista para ter acesso à informação. Com a mudança, o órgão terá economia de tempo e de gastos relativos aos deslocamentos”, destacou. Já equipe responsável pela digitalização, que estava em salas alugadas do Edifício Vital Rolim, foi contemplada com um novo espaço junto à Unidade de Arquivo.
De acordo com a gerente adjunta de Protocolo e Autuação, Silvânia Barbosa, essa iniciativa “garante mais agilidade na consulta de processos, tanto para o público interno quanto para o público externo, no ato de pedidos de vistas processuais”, pontuou.
Digitalização
Até o dia 25 de fevereiro de 2022, o TCE Ceará converteu, para o formato digital, cerca de 4.300 processos físicos em trâmite no órgão. Esse dado, repassado pela Secretaria de Serviços Processuais, se refere a aproximadamente 3,6 milhões de páginas – considerando que, cada processo possui, em média, 400 folhas.
O secretário adjunto de Serviços Processuais, Frank Martins, ressalta os investimentos do TCE Ceará para contribuir com a conversão dos processos físicos em eletrônicos. “O Tribunal está melhorando os equipamentos de digitalização, investindo nos sistemas já utilizados para indexação, ocerização, até gerar o conteúdo digital completo. O nosso objetivo é não ter processos físicos em um curto espaço de tempo”, avaliou.
Todo o trabalho de virtualização dos processos traz uma série de benefícios, com destaque para a transparência dos atos, a celeridade na análise, a sustentabilidade e a segurança dos dados.
Tabela de Temporalidade
Para fazer o descarte de documentos com o tempo de guarda vencido, é necessário realizar um levantamento, conforme a Tabela de Temporalidade de Documentos, que foi atualizada por meio da Resolução Administrativa nº 17/2021. Até o momento, foram descartados mais de 54 mil processos.
A Tabela de Temporalidade será estruturada de acordo com o Código de Classificação de Documentos, onde as funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominadas assuntos, encontram-se distribuídos de acordo ações desempenhadas pelo TCE Ceará.
São eliminados os documentos que já cumpriram o tempo de guarda no estágio corrente e intermediário, e aqueles que não possuem indicação de guarda permanente na Tabela de Temporalidade de Documentos.
