Mais de 22 mil processos do TCE Ceará com tempo de guarda vencido são descartados
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O último descarte de documentos de 2022 do Tribunal de Contas do Estado do Ceará, realizado nesta quarta-feira (14/12), eliminou 2.560 processos, o que corresponde a 1.770 quilos de papel. As informações são da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), segundo a qual, esse último descarte corresponde a 131 caixas de processos – cada caixa possui 1.250 folhas – totalizando 163.750 páginas.
Ao longo do ano de 2022, foram descartados 22.272 documentos com tempo de guarda vencido, que estavam arquivados em 5.716 caixas. O trabalho é feito em conjunto pela CPAD e Secretaria de Serviços Processuais (SSP), por meio das Unidades de Arquivo e de Gestão Eletrônica de Documentos.
Para descartar documentos com o tempo de guarda vencido, primeiramente é preciso fazer um levantamento, baseado na Tabela de Temporalidade de Documentos, que foi atualizada pela Resolução Administrativa nº 17/2021.
Os papéis são triturados, descaracterizados e reaproveitados, buscando a redução do impacto ambiental. Na sequência, o material é direcionado para reciclagem em indústrias de papéis. A ação está de acordo com o Objetivo de Desenvolvimento Sustentável – ODS 12, da Organização das Nações Unidas (ONU), que trata sobre o consumo e produção sustentáveis.
O TCE Ceará realiza o trabalho de descarte conforme a Resolução nº 40, de 9/12/2014, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), alterada pela Resolução nº 44, de 14/2/2020, do Conselho, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
Antes de descartados, os documentos passam por um procedimento prévio de análise:
- preparação de lista com processos que se enquadram nos casos de possível descarte, conforme a Portaria n° 469/2021;
- elaboração de relatório pela Comissão;
- remessa de ofício ao Arquivo Estadual, que, não se opondo à ação, recebe análise da Procuradoria de Contas do TCE.
Recebendo validação jurídica, a CPAD prepara o edital, que será publicado no Diário Oficial Eletrônico do Tribunal, dando transparência a listagem prevista a ser descartada. O documento informa, ainda, que caso algum interessado processual queira reaver documento(s), terá 15 dias para solicitar ao órgão. Após esse trâmite, o processo é descartado fisicamente. Em alguns casos, antes do descarte, os processos são digitalizados e ficam disponíveis no arquivo virtual do Tribunal.
De acordo com a Unidade de Arquivo, até outubro de 2022, 30,2 toneladas de papel foram eliminadas.
Virtualização e Sustentabilidade
Desde dezembro de 2020, todas as petições iniciais e peças relacionadas a processos eletrônicos dão entrada no Tribunal de Contas do Ceará através do Portal de Serviços Eletrônicos. Além de padronizar a forma de recebimento das peças processuais no âmbito do TCE Ceará, a iniciativa garante o pleno exercício do direito de petição, viabilizando cada vez mais seu aperfeiçoamento, ao disponibilizar aos jurisdicionados e demais cidadãos um processo célere e confiável.
Paralelamente, é realizada a virtualização dos processos ainda em curso, com atenção à técnica e aos requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados. Com isso, o TCE Ceará garante que os arquivos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais, com segurança e a legalidade dos dados exigidas.
