Perguntas Frequentes - Ágora

1) Como solicitar o acesso ao Ágora? Quem poderá fazer esta solicitação?

O gestor máximo do órgão/entidade deverá indicar, por meio do serviço de Peticionamento Eletrônico, os usuários para acesso ao sistema Ágora, relacionando o nome, CPF, cargo/função e perfil (dirigente máximo ou operador). O Peticionamento Eletrônico está disponível no e-TCE, o Portal de Serviços Eletrônicos do TCE, acessível no sítio institucional do TCE no endereço www.tce.ce.gov.br.

Os usuários indicados para utilização do sistema Ágora, inclusive o dirigente máximo do órgão/entidade, deverão possuir cadastro prévio no e-TCE. Para se cadastrar no e-TCE, os interessados deverão acessar o referido portal e utilizar a opção “Não sou cadastrado”. Ressaltamos que os órgãos/entidades vinculados deverão enviar suas solicitações em separado, considerando que suas prestações de contas anuais são independentes. Caso os usuários indicados sejam posteriormente afastados das atividades relacionadas ao envio da prestação de contas, o gestor do órgão/entidade deve comunicar imediatamente a este Tribunal.

2) Quantas pessoas podem ser indicadas para o acesso?

Não há limite.

3) Quais os perfis de acesso dos usuários do sistema?

Dirigente Máximo e Operador

Dirigente Máximo – usuário com a permissão de acesso para inclusão/alteração/exclusão de informações relacionadas à prestação de contas, para assinar e enviar o relatório de autoavaliação de controle interno, bem como para enviar a prestação de contas para o TCE.

Operador – usuário com a permissão de acesso para inclusão/alteração/exclusão de informações relacionadas à prestação de contas, bem como para assinar peças específicas que requeiram assinatura.

4) Como fazer o login no sistema?

O usuário autorizado deverá entrar no Portal de Serviços Eletrônicos (e-TCE), disponível no endereço http://www.tce.ce.gov.br, em seguida, clicar na opção 'ÁGORA'.

5) É possível alterar ou excluir informações na PCA depois de submetida ao TCE?

Após esse envio definitivo, o processo é autuado e não serão permitidas alterações.

6) Será possível mais de uma pessoa acessar o mesmo módulo e a mesma tela ao mesmo tempo?

Sim.

7) O sistema mantém o roteiro de alterações?

Sim. Todas as alterações realizadas pelos usuários no sistema são registradas.

8) Quais os sistemas de navegação do Ágora?

O Ágora está homologado para funcionar em qualquer versão do Google Chrome ou Mozilla Firefox.

9) Como fazer nos casos de fundos sem execução?

Deve-se incluir os documentos existentes e para os inexistentes utilizar a opção “Não se aplica”.

10) Ao sair da tela sem clicar em “salvar” as informações são perdidas?

Sim. Aconselha-se que as informações sejam frequentemente salvas usando o botão 'Salvar' em cada módulo e formulário.

11) Será possível resgatar informações de PCA anteriores?

Sim. Para alguns módulos o resgate das informações anteriores são imediatos, por exemple, módulo de Gestão de Materiais e Patrimônio, já para outros, o resgate de informação deve ser executado pelo usuário, por exemplo, módulos Rol de Responsáveis e Pessoal.

12) Os campos têm limite de caracteres?

Em regra, não há limite máximo ou mínimo. Existem algumas exceções, que serão alertadas pelo sistema quando o limite for ultrapassado.

13) O que é a “Carga em massa”? Quais os benefícios da carga em massa?

Carga em massa é a possibilidade do usuário fazer o upload das informações dos formulários de forma mais prática e rápida, sem precisar digitar na tela do sistema. Para isso, deve-se, primeiramente, fazer download do modela da planilha que deve ser tratado os dados, no botão 'Download do Modelo', após preenchimento, o upload do arquivo, conforme indicado no botão 'Upload', em cada formulário do sistema.

As informações do modelo/template podem ser disponibilizadas pelo setor de Tecnologia da Informação do órgão/entidade, caso já existam em algum sistema interno.

14) O que acontece com as informações incluídas através de digitação e uma carga em massa posterior?

Os dados incluídos inicialmente serão preservados e o sistema adicionará as novas informações vindas da carga em massa.

15) Devo seguir uma ordem no preenchimento da PCA?

Não. Os módulos podem ser preenchidos na ordem em que for conveniente para o jurisdicionado.

16) Um documento pode ser assinado por mais de um responsável?

Sim.

17) Qual o limite de tamanho dos arquivos anexados?

10Mbytes para cada arquivo. Caso o arquivo seja maior, o mesmo deve ser dividido em arquivos menores e feito o upload de cada um.

18) Quais são os formatos dos arquivos a serem anexados?

A Instrução Normativa nº 01/2018 detalha a forma de geração e envio das informações em seus anexos.

19) Terceirizado podem ser cadastrado para usar o Ágora?

Não é recomendado.

20) Posso imprimir toda a PCA para guardar?

Sim, após conclusão da PCA.

21) A função

Sim. Ao se preencher "NÃO SE APLICA" no respectivo módulo, em Peças Processuais a documentação vai se apresentar inativada.

22) Qual o tipo de certificado é aceito no e-TCE, para fins de assinatura digital?

Qualquer certificado do tipo A1 e A3 são compatíveis com nossa assinatura. Os contadores são do tipo A3.

1) Todos os campos são obrigatórios?

Sim.

2) Será possível incluir nova categoria?

Não. Caso necessário, o interessado deverá solicitar ao TCE através da Ouvidoria.

3) Será possível incluir novo cargo?

Não. Caso necessário, deverá solicitar ao TCE através da Ouvidoria.

4) Tem limite de caracteres na descrição do cargo?

Não há limite máximo, apenas limite mínimo conforme solicitado pelo sistema.

5) O que é o período de efetiva gestão?

É o período que o responsável ocupou o cargo. Esse período deve estar de acordo com as portarias de nomeação e exoneração de cada responsável ocupante do cargo. Sugere-se que se considere o período gestão para o exercício da prestação de contas em preenchimento.

6) Se o responsável foi nomeado em exercício anterior, como devo proceder para informar a efetiva gestão?

Neste caso a data inicial informada deverá ser o dia 01 de janeiro do ano a que se referir a prestação de contas até o último dia em que permaneceu no cargo.

7) É necessário incluir o ato de nomeação? Como fazer?

Sim. Deve-se salvar a página do DOE em PDF e fazer a inclusão, localizado no campo de detalhamento do período de gestão.

8) Só salva o perfil do responsável se todos os campos forem preenchidos?

Sim.

9) Como serão informados vários períodos para o mesmo responsável? Tem que cadastrar tudo novamente?

Preenche o campo de “Período de efetiva gestão” e clica em “Adicionar período” para cada período.

10) O sistema vai criticar ausências de períodos de efetiva gestão, em função da categoria?

Sim.

11) Por que devo informar o e-mail pessoal dos responsáveis?

Para facilitar a comunicação com o responsável caso ele não esteja mais no órgão.

12) Após importar dados da PCA anterior, o responsável que não foi alterado, pode-se simplesmente editar sem termos que remover totalmente ou sempre teremos que apagar e refazer?

Os dados já cadastrados no Rol de Responsáveis são válidos para a prestação de contas em execução, devendo apenas certificar-se que o responsável cadastrado permanece exercendo o mesmo cargo/atribuições, assim como, atualizar seus dados, no que couber e, em especial, o período de efetiva gestão, utilizando-se a função de "Edital Responsável". Caso o mesmo não permaneça na gestão, deve ser excluído do Rol de Responsáveis.

13) Ao importar dados do ano anterior, as informações importadas pelo Ágora são referentes ao exercício de 2017. As informações que deveriam ser importadas deveriam ser do exercício de 2018.

Identificamos que, quando o Jurisdicionado efetua a criação de PCA do exercício em curso e inicia o seu preenchimento antes da submissão da PCA em prestação, o sistema faz a leitura dos dados da prestação de contas que estava sendo prestada e considera como dados para a PCA que estava sendo cadastrada dentro do exercício em curso. Ou seja, se em 2019 o jurisdicionado estava prestando contas de 2018, mas efetua a criação da PCA de 2019 e inicia seu preenchimento antes da submissão da PCA em prestação, no caso 2018, o sistema faz a leitura dos dados importados da prestação de contas anterior relativo a PCA que estava sendo prestada, no caso 2017. Para que seja restabelecida as informações da PCA de 2018, deve-se efetuar a exclusão manual dos dados que estão sendo importados (2017) e, assim, o sistema irá recarregar automaticamente com os dados de 2018.

14) Qual a diferença entre encarregado e responsável?

O encarregado é o que mais se aproxima da ação. Os responsáveis seriam, dentro da hierarquia, os chefes de tomada de decisões. Contudo, dentro de uma estrutura organizacional, deve-se avaliar as ações de cada responsável. Por exemplo, se você entender que tanto o coordenador como o gerente atua em tomadas de decisão em um setor, você pode cadastrar os 2 como responsáveis pelo patrimônio, e o executor como encarregado. Em uma possível responsabilização, o auditor poderá apontar todos os envolvidos analisando as condutas, e cabe ao auditado se "defender" por seus atos.

1) Qual o formato dos arquivos?

PDF.

2) Qual o tamanho dos arquivos?

10 MBytes, no máximo.

3) Qual o prazo para envio das informações do relatório de autoavaliação? Encerrado o prazo de envio, será possível responder o questionário?

A partir de 2017, as informações deverão enviadas juntamente com a Prestação de Contas.

4) Será sempre necessário apresentar justificativa?

Não, a justificativa é obrigatória apenas para as pontuações de 1 a 3. Caso a pontuação seja 4, o usuário poderá acrescentar as justificativas se considerar necessário.

5) Quem deve assinar o envio do módulo?

Dirigente máximo do órgão/entidade.

1) Qual o formato das peças para empresas independentes?

A Instrução Normativa nº 01/2018 detalha a forma de geração e envio das informações em seus anexos.

2) Quem poderá assinar as peças?

Os responsáveis designados na Instrução Normativa Nº 01/2018.

3) O sistema trará a lista das peças obrigatórias?

Sim.

4) Como incluir o documento “Pronunciamento do Secretário” no caso das vinculadas?

No módulo de Peças Processuais.

5) A assinatura do dirigente máximo prescinde a assinatura dos demais responsáveis elencados na IN 01/2011?

Não.

1) O que é o botão “Ativo”?

Botão utilizado para informar se um cargo está ativo ou não.

2) O que é o botão “Ações”?

Botão utilizado para editar um cargo anteriormente cadastrado.

3) Como devo informar a relação de pessoal no caso dos fundos vinculados à Secretaria?

Da mesma forma utilizada pelos órgãos e entidades.

4) Posso trazer as informações de cargos de outros sistemas?

Sim, através da “carga em massa”, efetuando o “Download do Modelo” da planilha para o tratamento dos dados e serem importados (Upload do modelo).

5) Devo incluir todos os servidores na Relação de Cargos?

Sim, todos os ativos no exercício.

Todos os cargos que possuem um dos vínculos presentes na "Composição do Quadro de Pessoal" e no "Quantitativo do Quadro de Pessoal" tem que estar cadastrado na Relação de Cargos. Pois, ao preencher a "Composição do Quadro de Pessoal" e o "Quantitativo do Quadro de Pessoal" você terá que indicar todos os "Vínculos" com o seu respectivos Cargo.

Os vínculos são: Bolsistas, Comissionados, Contratados, Outros, Servidores Cedidos de Outros Órgãos, Servidores Cedidos para Outros Órgãos, Servidores Efetivos/Empregados Públicos, Servidores Ocupantes somente de Cargos Comissionados, Terceirizados e Vinculados a Contratos de Gestão.

6) Na Composição do Quadro de Pessoal, tenho que colocar informações de DOE Edital/Resultado/Homologação/Nomeação/Exoneração para todos os servidores?

Não. Os campos “DOE Edital”, “DOE Resultado do Concurso” e “DOE Homologação do Concurso” não são de preenchimento obrigatório, já o campo “DOE Nomeação” é obrigatório para todos os cargos, com exceção do Terceirizados, e o campo “DOE Exoneração / Afastamento / Cessão / Outros” só deve ser preenchido caso o servidor tenha sido exonerado, afastado, cedido ou outros. Para os Terceirizados, os campos “Data Contratação” e “Setor de Lotação” são de preenchimento obrigatório.

7) A cópia anexada do Termo de Referência de Contratos de Terceirizacao / Projeto Básico precisa estar ratificada/assinada?

Sim.

8) No fim do exercício de 2018, a estrutura era a antiga. Entretanto, no primeiro dia útil de 2019 já começou uma nova estrutura, com a nova nomenclatura. No exercício de 2018 informamos a estrutura vigente à época. Como faremos o registro dessas alterações no Ágora no exercício de 2019?

Com a mudança na estrutura de cargos da entidade, é interessante que seja feita a "carga" dos novos dados sem a importação dos dados cadastrados no ano anterior, função esta que é executada por um comando do jurisdicionado (campo "IMPORTAR DO ANO ANTERIOR"). A nova carga pode ser efetuada utilizando-se a "Carga em Massa" onde é disponibilizada uma planilha modelo, clicando-se no botão "Download do Modelo", a qual, após preenchida, deve ser dada a sua carga através do botão "Upload do Modelo".

9) Se ocorrer mudança na estrutura de cargos no início e durante do exercício, como proceder com os cadastros de todos os cargos?

Com a mudança na estrutura de cargos da entidade, deve-se efetuar o registro de todos os cargos que participaram da estrutura na exercício na atividade de "Relação de Cargos" e as mesmas permanecerem como "Ativas", e, assim, deve-se registrar nas atividades "Composição do Quadro de Pessoal" e "Quantitativo do Quadro de Pessoal" a movimentação de início e final de exercício, por exemplo: datas de nomeação e exoneração e quantitativos no início do exercício e final de exercício, computando suas exonerações/extinções.

10) Todos os cargos existentes no exercício de 2018 foram cadastrados (Cargos efetivos e comissionados). No entanto, no exercício de 2019 o Ágora não trouxe nenhum cargo cadastrado. Vamos ter que cadastrar tudo novamente?

A importação dos dados cadastrados no ano anterior pode ser recuperada através da execução do comando no campo "IMPORTAR DO ANO ANTERIOR", localizado dentro da atividade "Relação de Cargos".

11) Na opção de peças processuais é solicitado a

Deve ser realizada uma relação com os nomeados no exercício, pode ser em word ou excel convertida para PDF, contendo, no mínimo: Nome, CPF, Data da Nomeação e Cargo.

12) Quando inserido o CPF pelo template, o sistema informa que ele não é válido, devido a formatação que veio no próprio template.

O responsável pelo cadastro deverá observar a formatação do CPF para carregamento do template, as vezes a ferramenta utilizada (excel ou libreoffice) efetua a formatação automática de texto para número, nesse caso deve-se corrigir a formatação para aquela original do arquivo (texto).

1) Alienações Patrimoniais dos Bens Móveis - O que e como devo declarar, se a SEPLAG é a gestora de todos os bens?

Apesar da SEPLAG ser a gestora dos bens, a responsabilidade pela guarda dos bens é do órgão/entidade.

1) Caso não tenha sido realizado nenhum contrato de gestão, como devo informar?

Utilizar a opção “NÃO SE APLICA”.

1) Quem deve assinar as peças processuais relacionadas a contratos?

Instrução Normativa nº 01/2018 indica o dirigente máximo e o responsável pelo setor financeiro. Entretanto, identificamos posteriormente que houve um equivoco na elaboração da referida norma na indicação do segundo assinante. Desta forma, as peças relacionadas a contratos serão assinadas apenas pelo dirigente máximo.

2) Caso o aditivo seja de mais de uma alteração, por exemplo prorrogação de prazo e acréscimo de valor, qual a forma de efetuar esse cadastramento?

Em casos de aditivos com mais de uma alteração, o responsável deve cadastrar todas as alterações constantes no aditivo, por exemplo: ele deve preencher se o aditivo tiver prorrogação de prazo e adicionar clicando no botão "+", depois cadastrar a alteração de acréscimo, adicionando com o botão "+", e assim seguir o cadastro de todas as alterações que fazem parte do aditivo.

3) Deve trabalhar sobre os aditivos que aconteceram em exercícios anteriores?

Não. O responsável deve trabalhar apenas sobre o detalhamento dos aditivos que foram formalizados no ano da prestação de contas.

4) Como devo proceder quando o aditivo for de supressão e acréscimo ao mesmo tempo?

Cadastrar a supressão e acréscimo na mesma tela.

5) Como será feito o upload de documentos do SCC e do SACC?

Deve-se clicar no botão “IMPORTAR/ATUALIZAR CONTRATOS” e, posteriormente, clicar no botão “IMPORTAR DOCUMENTOS CONTRATOS”.

1) Qual o formato do documento “extratos bancários” que deverão ser anexados?

A Instrução Normativa nº 01/2018 detalha a forma de geração e envio das informações em seus anexos, devendo ser anexado os extratos em formato PDF e TXT.

2) Como serão informados os casos de contas correntes, cuja utilização é partilhada entre os jurisdicionados, como é o caso do “PFORR”?” que deverão ser anexados?

O órgão gestor do Programa gerencia as contas.

3) Inserindo a peça processual o módulo estará finalizado?

Não. O usuário deve incluir todos os dados necessários, conforme estabelecido na Instrução Normativa nº 01/2018.

4) Quais demonstrativos e em que formatos devem ser incluídos nesse módulo?

A Instrução Normativa nº 01/2018 detalha a forma de geração e envio das informações em seus anexos.

5) Será necessário incluir os extratos de todos os meses e de todas as contas?

Sim, inclusive as contas de investimentos e aplicações.

6) Será possível editar as informações já declaradas?

Sim, mas somente antes do envio da PCA ao Tribunal. Após essa data as informações não poderão ser alteradas.

7) Se o responsável pelo Setor Contábil não for o Contador, quem deve assinar as peças contábeis?

Neste caso, conforme Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicada ao Setor Público NBC T 2.1, item 2.1.4., o Contador, devidamente registrado no Conselho Regional de Contabilidade, deve assinar.

1) O que devo apresentar para o atendimento das recomendações e determinações?

Comprovar as medidas adotadas para o atendimento/saneamento da decisão.

2) Mesmo a deliberação sendo dado baixa pelo TCE/CE, ainda está apresentado todas as deliberações ao Jurisdicionado?

A baixa de uma deliberação só ocorre após o julgamento da conta por Pleno ou Câmara, até esta decisão por parte do julgador, as deliberações continuam vigentes para o Jurisdicionado e Analista do TCE/CE de forma cumulativa.

3) Quais deliberações devem ser justificadas pelo Gestor no momento da Prestação de Contas?

As deliberações oriundas do julgamento de processos no Tribunal de Contas são controladas através do sistema de processos do TCE/CE. Então todas aquelas deliberações que estiverem em aberto no sistema (em monitoramento) devem ser justificadas pelo Gestor. Contudo, entendemos que cabe ao gestor, em fase de Prestação de Contas, apresentar justificativas e evidências para aquelas deliberações que se encontram em aberto e foram julgadas até o exercício referente a sua Prestação de Contas. Para as deliberações julgadas em exercícios seguintes, e caso estejam constando no módulo de Monitoramento das Decisões, solicitamos que seja apresentado uma justificativa simples de que não se aplica ao gestor da PCA em questão, tendo em vista o seu julgamento a posteriore.

1) Como devo declarar as TCE de menor valor?

Conforme o Art. 24 da Instrução Normativa nº 01/2018, se abertas antes da vigência da Instrução Normativa nº 03 de 2017, as TCEs de menor valor serão enviadas para o Tribunal em processos autônomos.

2) Qual legislação devo seguir?

A legislação vigente, a exemplo das Instruções Normativas nº 03/2017 e 01/2018.

3) Quem não tem convênio, deve preencher alguma coisa?

Utilizar o botão “NÃO SE APLICA”.